Cara Setting Jam kerja Fingerprint

Cara Setting Jam kerja Fngerprint – Dalam dunia kerja, sistem absensi menjadi hal yang sangat penting. Proses absensi akan memudahkan perusahaan dalam mengetahui jam kerja karyawannya secara akurat.

Seiring dengan perkembangan teknologi, sistem absensi yang zaman dahulu menggunakan kertas absensi berganti dengan alat yang lebih modern, yaitu fingerprint. Alat ini memungkinkan karyawan untuk mencatat waktu masuk dan keluar serta absen lembur dengan mudah dan cepat. Cara setting jam kerja fingerprint juga cukup mudah dilakukan dan bisa dilakukan oleh siapa saja.

Pengenalan Alat Fingerprint untuk Setting Jam Kerja

Fingerprint merupakan alat absensi yang memanfaatkan teknologi pemindai sidik jari untuk mencatat waktu kerja karyawan. Cara kerjanya bisa dibilang sangat mudah, yaitu setelah sidik jari Anda dikenali oleh mesin, maka jam kerja akan tercatat secara otomatis oleh sistem. Fingerprint sendiri memiliki beberapa jenis, yaitu fingerprint mobile, fingerprint portable, fingerprint kabinet, dan lain-lain.

Fingerprint mobile merupakan alat absensi yang dapat dipindahkan ke berbagai tempat, sehingga cocok digunakan untuk perusahaan yang memiliki karyawan yang bekerja secara mobile atau berpindah-pindah tempat. Fingerprint portable biasanya memiliki kapasitas sensor yang lebih besar dibandingkan dengan fingerprint mobile.

Fingerprint kabinet biasanya digunakan pada perusahaan yang memiliki karyawan dengan jumlah yang banyak. Alat ini biasanya diletakkan di luar ruangan kantor dan karyawan akan memindai sidik jarinya secara bergilir pada waktu yang sudah dijadwalkan.

Cara setting jam kerja fingerprint pun terbilang mudah dan tidak memerlukan keahlian khusus.

1. Pertama-tama, pastikan bahwa alat fingerprint sudah terkoneksi dengan listrik dan jaringan internet.
2. Kemudian, buka software fingerprint dengan menggunakan PC atau laptop dan login menggunakan username dan password yang sudah tersedia.
3. Setelah berhasil login, pilih menu “pengaturan” dan masukan waktu kerja, jenis cuti, libur, dan lain-lain pada kolom yang tersedia.
4. Pastikan semua data yang dimasukkan sudah benar dan sesuai dengan aturan perusahaan.
5. Simpan pengaturan yang sudah dilakukan dan kemudian periksa apakah pengaturan tersebut sudah tersimpan dengan baik.
6. Selanjutnya, instruksikan karyawan untuk dapat memindai sidik jarinya pada alat fingerprint untuk melakukan absensi.

Caranya pun cukup mudah, yaitu dengan menempelkan jari pada sensor mesin hingga muncul notifikasi bahwa absensi berhasil tercatat. Namun, pastikan bahwa karyawan sudah terdaftar pada basis data yang ada di alat fingerprint sebelum melakukan absensi. Dalam penggunaan fingerprint, pastikan pula agar alat tetap terjaga kebersihannya dan posisinya selalu tetap.

Kini, dengan adanya alat fingerprint, perusahaan bisa lebih mudah dalam melakukan absensi karyawan. Proses input data juga bisa dilakukan dengan mudah dan cepat, hanya dengan beberapa klik saja. Maka, tidak heran apabila saat ini banyak perusahaan mengadopsi sistem absensi fingerprint di tempat kerjanya.

Dan bagi Anda sebagai karyawan, pastikan bahwa Anda memahami cara penggunaannya dengan benar dan selalu melakukan absensi sesuai dengan jam kerja yang berlaku.

Membuat Schedule Kerja dalam Menu Admin

Setelah memasang mesin finger print di tempat kerja, langkah selanjutnya adalah melakukan konfigurasi atau setting pada mesin tersebut. Salah satu setting yang diperlukan adalah membuat schedule kerja dalam menu admin, agar mesin dapat melakukan verifikasi sidik jari karyawan pada jam kerja yang telah ditentukan.

Untuk melakukan setting tersebut, pertama-tama kita perlu masuk ke dalam menu admin pada mesin finger print. Berikut langkah-langkah untuk membuat schedule kerja:

Langkah 1: Login sebagai Admin

Untuk masuk sebagai admin, biasanya kita memerlukan password atau sidik jari admin yang telah terdaftar di mesin. Setelah berhasil login sebagai admin, kita dapat masuk ke dalam menu admin dan melakukan konfigurasi mesin sesuai kebutuhan.

Langkah 2: Pilih Menu Schedule

Setelah berhasil masuk ke dalam menu admin, kita perlu memilih menu schedule untuk melakukan konfigurasi jam kerja karyawan. Menu schedule juga dapat digunakan untuk membuat jadwal libur nasional atau cuti bersama yang akan diikuti oleh seluruh karyawan di perusahaan.

Langkah 3: Buat Schedule Kerj

Di dalam menu schedule, kita bisa membuat schedule kerja untuk seluruh karyawan atau hanya untuk sebagian karyawan saja. Untuk membuat schedule kerja, kita perlu memilih tanggal dan hari kerja yang diinginkan, serta jam masuk dan jam keluar karyawan pada tanggal tersebut. Kita juga bisa mengatur waktu istirahat atau waktu lembur karyawan jika diperlukan.

Langkah 4: Simpan Schedule Kerja

Jika sudah selesai membuat schedule kerja, kita harus menyimpan konfigurasi tersebut agar mesin finger print dapat melakukan verifikasi sidik jari karyawan pada jam kerja yang telah ditentukan. Setelah berhasil menyimpan konfigurasi, kita bisa melakukan uji coba dengan melakukan verifikasi sidik jari pada jam kerja yang telah ditentukan.

Dengan melakukan konfigurasi schedule kerja pada mesin finger print, perusahaan bisa memastikan bahwa karyawan hadir di tempat kerja pada jam kerja yang telah ditentukan. Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam melakukan penggajian karyawan, serta membantu meningkatkan produktivitas karyawan di tempat kerja.

Jika perusahaan memiliki kebijakan kerja yang fleksibel atau memiliki banyak cabang yang terpisah, maka konfigurasi schedule kerja pada mesin finger print dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Sehingga, perusahaan dapat memastikan absensi karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan, dan karyawan tetap dapat bekerja dengan produktif di tempat kerja.

Menambahkan Data Karyawan dalam Database

Jam kerja fingerprint membutuhkan data karyawan dalam database untuk bisa berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, langkah pertama dalam setting jam kerja fingerprint adalah menambahkan data karyawan dalam database. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Membuka Aplikasi Software Jam Kerja Fingerprint

Bagi Anda yang baru pertama kali menggunakan jam kerja fingerprint, maka tahap pertama adalah membuka aplikasi software yang digunakan untuk memasukkan data karyawan dalam database. Biasanya, aplikasi ini disertakan dalam paket pembelian jam kerja fingerprint. Namun, jika Anda tidak mendapatkan aplikasinya, maka segera hubungi penjual atau supplier jam kerja fingerprint.

2. Memasukkan Data Karyawan dalam Aplikasi

Pada tahap ini, Anda harus memasukkan data karyawan yang akan menggunakan jam kerja fingerprint. Data yang harus dimasukkan antara lain adalah:

• Nama Karyawan
• Nomor Induk Karyawan
• Departemen atau Bagian
• Foto Wajah (Jika Jam Kerja Memiliki Fitur Absensi Wajah)
• Sidik Jari atau Fingerprint

Memasukkan data karyawan pada jam kerja fingerprint dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara manual atau dengan mengimpor data dari file Excel. Jika jumlah karyawan yang akan dimasukkan sedikit, maka cara manual adalah pilihan yang tepat. Namun, jika jumlah karyawan banyak, maka disarankan untuk menggunakan cara mengimpor data dari file Excel untuk menghemat waktu dan tenaga.

3. Sidik Jari atau Fingerprint Karyawan

Sidik Jari atau Fingerprint Karyawan adalah data yang sangat penting dalam jam kerja fingerprint. Hal ini karena sidik jari atau fingerprint karyawan yang akan digunakan sebagai identitas unik untuk memproses absensi karyawan. Berikut adalah langkah-langkah dalam memasukkan sidik jari atau fingerprint karyawan dalam aplikasi jam kerja fingerprint:

• Pastikan karyawan dalam keadaan sehat dan tidak menggunakan lotion atau minyak yang dapat membuat sidik jari sulit terdeteksi
• Buka aplikasi jam kerja fingerprint
• Pilih menu “Enrollment” atau “Registrasi” pada aplikasi jam kerja fingerprint
• Pilih karyawan yang akan didaftarkan sidik jarinya
• Minta karyawan untuk menempelkan jari yang akan didaftarkan pada sensor sidik jari pada mesin jam kerja fingerprint
• Pastikan sidik jari telah terbaca dengan benar pada aplikasi jam kerja fingerprint
• Ulangi proses tersebut hingga seluruh sidik jari karyawan terdaftar

Demikianlah, beberapa langkah dalam menambahkan data karyawan dalam database pada jam kerja fingerprint. Hanya dengan mengikuti beberapa langkah tersebut, Anda sudah bisa menggunakan dan memanfaatkan fitur jam kerja fingerprint dengan baik dan maksimal.

Mengatur Hak Akses dan Izin Karyawan

Bagi sebuah perusahaan, mengatur hak akses dan izin karyawan pada mesin fingerprint sangatlah penting dalam menjaga keamanan dan meningkatkan efisiensi kerja. Dalam kasus tertentu, seorang karyawan tidak diberi akses penuh pada mesin fingerprint, tergantung pada peran atau tanggung jawabnya dalam sebuah perusahaan. Agar terhindar dari penyimpangan dan tindak tidak benar, harus dilakukan pengaturan hak akses dan izin karyawan secara bijak.

Pertama-tama, pihak HR harus menentukan dan mengelompokkan akses yang berbeda untuk karyawan dalam berinteraksi dengan mesin fingerprint. Misalnya, setiap karyawan harus memiliki akses untuk melakukan absen masuk dan absen keluar dari perusahaan, namun tidak semua karyawan diberikan akses untuk mengubah atau menghapus data absensi.

Selanjutnya, pihak HR harus memastikan bahwa setiap karyawan memperoleh akses yang sesuai dengan perannya. Misalnya, seorang kepala departemen absensi hanya diberikan akses untuk melihat data absensi karyawan di departemennya, dan tidak dapat mengakses data absensi dari departemen lain. Dalam hal ini, manajer departemen tidak perlu memeriksa informasi absensi yang tidak relevan dengan perannya masing-masing.

Namun, harus diingat bahwa setiap karyawan harus diizinkan untuk mengakses informasi yang dibutuhkannya dalam menjalankan tugasnya. Contohnya, seorang karyawan bagian IT diizinkan untuk mengakses data fingerprint yang berkaitan dengan sistem keamanan perusahaan. Demikian pula, seorang manajer produksi harus diberikan hak akses untuk melihat data absensi karyawan dalam departemennya, termasuk waktu dan kehadiran karyawan, dan absensi harian lainnya.

Mengatur hak akses karyawan pada mesin fingerprint akan membantu perusahaan untuk mencegah terjadinya tindakan curang atau penyimpangan. Misalnya, seorang karyawan yang diberikan hak akses pada data absensi tanpa kendali, mungkin akan memanipulasi data absensi dan menghindari sanksi atau hukuman. Oleh karena itu, pengaturan hak akses dan izin karyawan pada mesin fingerprint perlu diterapkan dengan cermat.

Di perusahaan, pengaturan hak akses dan izin karyawan pada mesin fingerprint juga berlaku untuk perlindungan data karyawan. Jika pihak HR memberikan akses yang lebih tinggi dari yang seharusnya, maka dapat meningkatkan risiko kebocoran data pribadi karyawan. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki aturan yang ketat dalam pengaturan hak akses karyawan pada mesin fingerprint.

Terakhir, pihak HR harus memantau dan mendokumentasikan segala aktivitas yang melibatkan akses mesin fingerprint karyawan. Hal ini berguna untuk menganalisis tindakan karyawan dan juga meminimalkan kesempatan karyawan yang melakukan tindakan kecurangan atau tindakan tidak benar.

Dalam kesimpulan, pengaturan hak akses dan izin karyawan pada mesin fingerprint sangatlah penting bagi perusahaan. Hal ini akan membantu meminimalkan risiko curang, menegakkan ketertiban dan disiplin karyawan, dan juga memproteksi data karyawan. Dalam mengatur hak akses dan izin karyawan, HR harus memastikan bahwa setiap karyawan memperoleh hak akses yang sesuai dengan perannya.

Menghubungkan Alat Fingerprint dengan Software Absensi

Fingerprint telah menjadi alat yang sangat umum digunakan oleh perusahaan untuk keperluan absensi karyawan. Cara kerjanya pun terbilang cukup mudah, yaitu dengan menggunakan pemindaian sidik jari untuk mengenali dan merekam waktu masuk-keluar karyawan. Namun, perlu diingat bahwa agar alat fingerprint dapat digunakan dengan maksimal, alat ini harus dihubungkan dengan software absensi yang tepat.

Ada banyak jenis dan merek software absensi yang tersedia di pasaran, dan masing-masing tentunya memiliki cara penggunaan yang berbeda pula. Namun, umumnya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika hendak menghubungkan alat fingerprint dengan software absensi. Berikut adalah beberapa tips yang dapat diikuti:

1. Pastikan Software Absensi Sesuai dengan Jenis Alat Fingerprint

Sebelum membeli software absensi, pastikan terlebih dahulu bahwa jenis software tersebut cocok dengan tipe alat fingerprint yang akan digunakan. Sebagai contoh, tipe alat fingerprint yang menggunakan TCP/IP memerlukan software absensi yang mampu membaca data melalui jaringan internet. Oleh karena itu, pastikan terlebih dahulu compatibility dari alat fingerprint yang dimiliki dengan software yang akan digunakan.

2. Lakukan Pemasangan dan Konfigurasi Sesuai Petunjuk Manual

Jangan terburu-buru dalam melakukan pemasangan dan konfigurasi software absensi. Pastikan untuk membaca petunjuk manual yang disediakan dan ikuti langkah-langkah dengan hati-hati. Hal ini akan membuat proses pengaturan dan konfigurasi berjalan lancar dan tidak mengalami kendala di kemudian hari.

3. Buat Akun Karyawan Secara Detail

Biasanya software absensi sudah dilengkapi dengan fitur pembuatan akun karyawan. Sebelum diberikan izin untuk menggunakan alat fingerprint, pastikan untuk membuat akun karyawan dengan mengisi informasi seperti nama, nomor induk karyawan, dan jam kerja yang telah ditentukan. Hal ini akan membuat data karyawan lengkap tercatat di sistem dan memudahkan dalam membuat laporan kehadiran maupun penggajian.

4. Tes Alat Fingerprint Sebelum Digunakan

Sebelum menggunakan alat fingerprint dalam kegiatan absensi karyawan, pastikan untuk menjalankan tes terlebih dahulu. Tes ini digunakan untuk memastikan bahwa alat fingerprint dan software absensi sudah terkoneksi dengan baik sehingga tidak terjadi kendala atau kesalahan dalam merekam data absensi. Tes dapat dilakukan dengan cara merekam sidik jari dan memastikan apakah data yang muncul sudah tercatat di sistem.

5. Lakukan Backup Data Secara Berkala

Terakhir, pastikan untuk melakukan backup data secara berkala. Hal ini penting dilakukan guna menghindari kehilangan data karena kerusakan alat atau masalah teknis lainnya. Anda dapat melakukan backup secara manual atau memanfaatkan fitur auto backup yang sudah disediakan oleh software absensi.

Itulah beberapa langkah cara menghubungkan alat fingerprint dengan software absensi yang dapat diikuti. Selain itu, pastikan untuk melakukan pengawasan dan perawatan secara rutin terhadap alat fingerprint agar tetap berfungsi dengan baik dan dapat digunakan dalam kegiatan absensi karyawan.